Así puedes preparar tu empresa para una visita del Ministerio del Trabajo de Colombia

Usualmente el Ministerio de Trabajo de Colombia realiza visitas de inspección y vigilancia a las empresas sin previo aviso, con el fin de verificar el cumplimiento de sus obligaciones laborales.

En estas visitas los funcionarios públicos verifican que las micro, pequeñas, medianas y grandes empresas cumplan con las normas laborales que rigen en el país.

En caso de que el Ministerio de Trabajo detecte incumplimientos, las compañías estarán expuestas, no solo a sanciones económicas, sino también a un riesgo reputacional.

Destacado: Conoce las novedades que trae Econexia para tu negocio en 2023

“Esto se puede ver reflejado en el cierre de los establecimientos, por ejemplo. Además, las empresas que no cumplan con la legislación laboral pueden tener multas de hasta 5 mil salarios mínimos”, explicó María Arbeláez, EY Law Associate Partner en Colombia.

Para la experta, es importante que las empresas tomen medidas para prepararse de manera adecuada ante una visita de inspección. Dentro de las recomendaciones más importantes están la capacitación del personal, la preparación de un manual de inspecciones y el uso de herramientas de sistematización.

Claves para recibir una visita del Mintrabajo

Si bien las visitas de inspección y vigilancia realizada por los funcionarios del Ministerio de Trabajo se realizan sin previo aviso, tu empresa puede estar preparada con las siguientes recomendaciones entregadas por la firma EY.

• Revisión con expertos: ejecuta una evaluación para verificar que se están cumpliendo los pagos en nómina y en seguridad social, y las normas básicas en el trabajo, como las de la salud.

• Sistematiza procesos: contar con herramientas tecnológicas permite a los equipos de Recursos Humanos de las compañías tener un seguimiento de las actividades que se deben realizar semanal, mensual, bimensual y semestralmente, para que exista un control del desarrollo de tus compromisos como organización.

• Capacita a personas clave: es esencial que los colaboradores estén capacitados para recibir estas visitas. Esto es relevante, no solo por las repentinas e inesperadas visitas, sino también porque las empresas no se pueden negar a atender a las autoridades en el momento que llegan.

• Prepara un manual de atención de inspecciones: este tiene que contar con detalles fundamentales como quiénes deben atender la visita y cuál es la forma ideal para llevarla a cabo.

• Ten espacios de socialización con tus trabajadores: tu empresa debe explicarles a tus empleados la importancia del cumplimiento de estas responsabilidades y cómo se están llevando a cabo. En las visitas los inspectores piden tener contacto con los trabajadores directamente e indagan por el pago de horas extras, vacaciones, dotación, entre otros aspectos. Igualmente, este es un espacio para resolver las dudas de los colaboradores.

Finalmente, la firma explica que el Ministerio del Trabajo está haciendo públicas todas las visitas, sanciones y medidas que está tomando. También advierte que, si las empresas no están preparadas, se niegan a recibir la visita o esta no sale de la mejor forma, serán denunciadas por los funcionarios públicos.

Si te resultó útil esta información, te invitamos a conocer más en la sección de contenidos de Econexia, donde encontrarás información relevante para el crecimiento de tu empresa.