La conversación sobre inteligencia artificial en las empresas suele quedarse en la intención. Un estudio del Centro de Investigación y Desarrollo en Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (Cintel) con 165 MiPymes colombianas encontró que el 45 % de los empresarios quiere innovar con inteligencia artificial, pero solo el 32 % ha logrado implementarla, y que el 40 % no tiene planes de adoptarla. 

El mismo análisis muestra por qué: el 57 % de las empresas consultadas tiene baja o nula integración digital, y las compañías con procesos ya digitalizados tienen cerca de cuatro veces y media más probabilidad de usar inteligencia artificial que las que no. 

La conclusión práctica es que el punto de partida no es la herramienta, sino el estado de los procesos que se quieren automatizar.

¿Qué es la automatización inteligente?

Conviene precisar el término, porque suele usarse para cosas distintas. La automatización robótica de procesos, conocida como RPA, es un software que repite tareas administrativas tal como las haría una persona: llenar un formulario, copiar datos de un sistema a otro, clasificar facturas. 

La automatización inteligente es esa misma automatización combinada con inteligencia artificial, de modo que el sistema no solo repite pasos definidos, sino que aprende de los datos y maneja casos que no estaban previstos. 

Se apoya en tecnologías como el reconocimiento óptico de caracteres, u OCR, que convierte en texto editable lo que está en una imagen o un documento escaneado, y el procesamiento de lenguaje natural, que permite interpretar mensajes escritos por clientes o proveedores.

No todos los procesos ofrecen el mismo retorno al automatizarse, de manera que la selección inicial define buena parte del resultado y los que suelen funcionar mejor al principio son los repetitivos, los que tienen reglas claras y los que generan errores costosos cuando se hacen a mano. 

Ahí el ahorro de tiempo se nota rápido y la inversión se justifica sin necesidad de un proyecto grande:

• Facturación y documentos: lectura de facturas y remisiones, clasificación por proveedor y registro contable sin transcripción manual.
• Atención al cliente: respuestas a preguntas frecuentes, confirmación de pedidos y recordatorios de cita, con derivación a una persona cuando el caso lo amerita.
• Cotizaciones y órdenes de compra: armado de documentos a partir de plantillas y listas de precios actualizadas.
• Inventario y compras: alertas de reposición según rotación, en lugar de revisiones periódicas.
• Reportes de gestión: consolidación automática de ventas, cartera y costos para tener la cifra el mismo día y no a fin de mes.

¿Por qué la automatización se queda a mitad de camino?

Los obstáculos que identifica Cintel son organizacionales antes que tecnológicos. El 48,5 % de los directivos consultados no respalda las iniciativas de inteligencia artificial dentro de su empresa, el 31,5 % de las compañías no cuenta con capacidades técnicas internas ni con soporte especializado, y las microempresas, que son la mayoría de la muestra, enfrentan las mayores restricciones para invertir. 

A eso se suma un cuello de botella: automatizar un proceso que hoy vive en papel, en un chat o en una hoja de cálculo sin estandarizar suele significar automatizar el desorden.

Por eso el orden recomendado empieza por escoger un proceso concreto y medirlo (cuántas horas consume al mes, cuántos errores genera), seguir con ordenar y digitalizar la información que ese proceso usa y solo después incorporar la herramienta, con una prueba antes de extenderla al resto de la operación.

Ese último paso también exige definir quién revisa los resultados: en tareas sensibles, como el registro contable o las respuestas a clientes, la validación humana sigue siendo parte del flujo.

Encontrar la herramienta y el proveedor adecuados para ese recorrido es parte de lo que ofrece Econexia, la plataforma de conexiones y negocios de Corferias que apoya el crecimiento de empresarios y emprendedores del país. 

Las MiPymes vinculadas encuentran clientes, proveedores y aliados en espacios digitales y presenciales: vitrinas virtuales para exhibir sus productos, ruedas de negocios en los seis ecosistemas y espacios de actualización en innovación, digitalización y crecimiento empresarial. 

Detrás está la articulación de más de 40 ferias y eventos de Corferias y de aliados públicos y privados. Invitamos a las empresas que estén dando sus primeros pasos en automatización a vincularse y a encontrar allí los proveedores y el conocimiento que ese camino requiere.